この記事は「バーチャルオフィスって何？」
という方に向けてまとめたものです。
リモートワークなどの働き方、多様化する起業形態など
新しい仕組みが求められる中で生まれた「バーチャルオフィス」。
この記事をきっかけに「バーチャルオフィス」を賢く利用する方が増えれば幸いです。
では見ていきましょう！
バーチャルオフィスとは事務所を持たないオフィスサービスの事
バーチャルオフィスとは、、、タイトルの通り
複数の企業や個人が共同で利用できるオフィス機能のサービスという事になります。
物理的にオフィスを借りるわけではなく
自分が必要とするオフィスの機能を選んで外部に持ち、仮想的に利用するようなサービス形態の事です。
※ここでは、仮想空間上のオフィス「バーチャルオフィスツール」の解説は省きます。
オフィス（普通事務所）を持つということは、
実際にオフィス（普通事務所）を探すことから始まり
賃貸の契約から机や椅子、事務機器などを用意し
構築していかなくてはなりません。
ですがバーチャルオフィスは 共同で事務所の機能を
自分に必要なオプションだけ選んで利用できるサービスでなので
手間やイニシャルコストをかけずに事業に必要なものを構築出来ます！
で、実際のところ何をするところなの？
例えば、、、
秘書を雇わずにどうしても土日祝の電話代行をお願いしたい！
などの機能を絞った使い方は
このバーチャルオフィスならではの使い方ではないでしょうか。
他にも、例えば、、、
・事業を行う上で自宅以外に住所が必要という場合。
・自分では電話が取れない時の転送サービス。
まだちょっと実感がわかないですね、
引き続きもう少し詳しく見ていきましょう。
バーチャルオフィスとは、業務に必要な住所や電話番号をレンタルする事ができるサービスのことです。
バーチャルオフィスの中身は? 具体的なサービス内容一覧
ではバーチャルオフィスの中身は何か、
その代表的なサービス内容を挙げていきます！
※もちろん店舗によって内容は違います。
- 住所利用（WEBページ表記や名刺等々）
- 法人登記
- 郵便物受取り、転送
- 電話番号利用
- FAX番号利用
- 私書箱
- 電話応対代行利用
サービス内容を見てもらえれば分かるように
いずれも一昔前には
実際にオフィスという場所を借りていないと出来ない事柄が多かったのが事実です。
しかしバーチャルオフィスの登場で
もっと気軽に住所を借りて法人化したりネットショップを運営出来る様になりました。
例えば住所利用に関しては
ECショップを運営しようと考えた時に
「特定商取引法に基づく表記」が必須となります。
住所や電話番号のような運営者の連絡先の表示が義務となってきます。
こういう場合はバーチャルオフィスで住所と電話番号を月額で借りて
表記すれば問題解決ですね。
もちろんこの住所や電話番号から法人登記も可能で、法的に何の問題もありません。
またリアルオフィスでも個人の場合ですと
郵便物を受け取れなくて
発送元に返送されてしまう事もあるのではないでしょうか、、、
郵便物の転送サービスも便利です。
しかも月額がワンコイン、500円のバーチャルオフィスも存在しているので
ほんと、良い時代になりました。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスとは何が違うの？
言葉としてバーチャルオフィスとレンタルオフィスは
機能的に重複している部分があり、混同されやすい所はあります。
バーチャルオフィスは あくまでも仮想的に機能を利用するサービスであって
その場所で実務を行うことはできません 。
その代わりにかなりコストを抑えた運営ができます。
一方レンタルオフィスは 契約者の占有スペースを設けた
実際のオフィスに近い形態になります。
必然的にバーチャルオフィスよりもコスト高となります。
次に混同されやすい「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」を見ていき整理します。
バーチャルオフィスの種類ってあるの？
バーチャルオフィスは、以下の種類のものと
重複している店舗もあるため混同されやすく、
これは機能として境界線が曖昧で難しい状態です。
- レンタルオフィス
- シェアオフィス
- コワーキングスペース
では具体的にそれぞれについて解説していきましょう！
レンタルオフィスとは？
業務上必要な事務機器や会議室、サービスを初めから備えており、他の複数企業と共有するオフィス空間。
言い換えれば集約型スペースオフィスというところでしょうか。
大きな特徴としては各企業が専有スペースを持つことができる 。
レンタルオフィスはここがポイントですね！
イメージとしてはウィークリーマンションのように
「全て揃った状態の場所ですぐに事業を始めることができる」これが大きなメリットです。
もちろんバーチャルオフィスのサービス内容を
オプションとして利用できるレンタルオフィスも多数あります。
利用者としては個人よりも法人が多い傾向にあるのも
このレンタルオフィスの特徴です。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスは複数の企業で共有する部分ではレンタルオフィスと同じような扱いではあります。
何が違うかといえば
レンタルオフィスはここのスペースを占有できるということに対して
シェアオフィスは複数の企業や個人事業主が
同じ空間でひとつのオフィスを共有すると言うイメージです。
占有スペースがないだけに
シェアオフィスはレンタルオフィスよりも
コスト的にはリーズナブルに利用できるそんな施設が多いです。
もちろんこのシェアオフィスもバーチャルオフィスのサービス内容を
利用できるところも多いです。
こちらの利用者は個人、法人問わず利用者が多いのが特徴です。
コワーキングスペースとは？
最近特によく増えているのがこのコワーキングスペースで、いろいろな機能を兼ね備えたオールマイティー型オフィス空間です。
コワーキング（英語：Coworking）「Co」日本語で「共同や共通」の意味と
働くの（英語：Working）を掛け合わせた言葉で
単語を合わせた「共同で使用する働く場所」という意味になります。
レンタルオフィスとは違ってコワーキングスペースでは
占有スペースは一部となり席が自由な共有のスペースがメインとなります。
レンタルオフィスやシェアオフィスにある
会議室、ミーティングルームを兼ね備えたコア―キングも多数あります。
利用者はどちらかと言うと企業よりも個人（フリーランス）の 利用が多い傾向にあります。
社会人が資格取得の勉強のために、仕事帰りの隙間時間に利用したり、
受験生がコワーキングスペースの月額のプランで図書館代わりに利用することもあります。
もちろんこのコワーキングスペースもバーチャルオフィスのサービス内容を
利用できるところも多いです。
バーチャルオフィスはこんな人におすすめ！
バーチャルオフィスをおすすめしたい人は
個人、法人どちらにとっても利用するメリットがあります。
以下に例を挙げてみました！
- 事務所を持たずに会社を設立しようと考えている方
- フリーランス活動で仮の住所を探している方
- ECショップやブログなど個人で稼ごうと考えている方
- 一等地の住所で信用度を上げたい
- なるべく予算を抑えて事業を行いたい方
- 場所に縛られない働き方をしたいが、どうしても特定の住所が必要な方
- 会社勤めで電話を受けられない時に電話代行だけをお願いしたい方。
【目的別】バーチャルオフィスの利用方法
それでは利用する目的の代表的な例を挙げていきましょう！
法人設立したい
バーチャルオフィスは住所をレンタルするというサービスがあります。
このバーチャルオフィスの住所を使用して法人登記の手続きを行います。
マンションなどの賃貸の住居物件の中には
オーナーさんが法人登記を認めていない例もあります。
賃貸借契約書に記載されていることもあるので
事前に確認する必要があります。
契約上、無断で法人登記を行い事務所として利用して発覚すると
最悪の場合は退去勧告や、強制退去となってもおかしくありません。
こういった場合バーチャルオフィスを利用して解決出来ます。
自宅兼オフィスの個人情報の懸念がある
簡単にネットやSNS等で個人情報が晒される時代になり
自宅の住所で事業を行う危険性が高まっています。
「真っ当な商売をしているから心配ない！」と自身で思っていても
モンスター客などからどんな理不尽を受けるかは予想出来ません。
悲しいですが、そういう風潮が今の社会にはあります。
こういった状況もバーチャルオフィスを利用する事によって自宅、実際のオフィス（事務所）、バーチャルオフィスを利用した住所と
使い分けを行い個人情報の保護を行えます。
対応する事務社員の人件費を抑えたい
従業員が少ない場合や個人で事業を行う場合
業務が多忙で電話応対まで手が回らない事も考えられます。
こういった場合もバーチャルオフィスの
電話代行サービスを利用することで解決します。
電話を受けられなかったことによる機会損失を防ぐ事が出来たり
またいつでも電話を受けることが出来れば
会社自体の信用感を高めることもできます。
業務中における電話電話対応は
仕事が一時ストップし集中力を欠くことになります。
一時的にせよ業務の効率は著しく低くなります。
会社のデスクにて電話応対をすることが集中力を切らす大きな原因の１つであることが
「電話と集中力との関係性に関して独自調査結果」※1から明らかになっています。（65％）
※1調査概要
調査方法：インターネットリサーチ
調査日：2019年6月11日～18日
対象者：会社員 男女 20~69歳
有効回答数：440名 （一部設問に関しては6,428名、3,467名）
しつこい勧誘や営業の電話、訪問もバーチャルオフィスで解消出来ます。
⇒ 時間やコストを考えてバーチャルオフィスを比較検討してみる
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスのメリットをまとめますと、以下になります！- コストをかなり抑えられる。
- 必要なサービスを必要な時だけ利用出来る。
- 都市部の一等地に住所を持つことができ、信用度が高くなる。
- 個人情報を確保出来る。
- 余計な人件費をかけず、自分の時間を確保できること。
- 利用開始、解約退会等の手続きが簡易でスピーディーに行える。
- 人に気を遣わずにオフィスの機能を構築出来る。
メリットは何と言っても、 オフィス機能を自由に選べて、いつでも始めて辞める事が出来る事ですね。
バーチャルオフィスのデメリット、注意点
こちらが利用したいサービスだけを選んで契約出来るので
デメリットはない状態なはずです。
コスト的にもリアルなオフィスのコストと比べるまでもありません。
ではバーチャルオフィスにはデメリットはないのか？
もちろんそんな事はありません。
デメリットというよりも注意点と言った方がいいかもしれません。
ここでは例をあげ、注意点とその解決方法を述べていきます。
許認可申請出来ない場合もある
業種によっては、実態のある住所が必要で
バーチャルオフィスの住所を利用できない場合もあります。
・古物商 ・税理士 ・弁護士 ・司法書士 ・職業紹介業 ・人材派遣業 ・建設業 ・不動産業など
他にも許認可制度の関係で利用出来ない場合もありますので
事前にバーチャルオフィスの住所が使えるのかどうか
申請元に問い合わせしておく事が重要です。
シェアオフィスなどの店舗での申請だとOKの店舗もありますので
シェアオフィスのバーチャルオフィス機能を利用するのも手です。
電話対応で細かい説明が出来ない
バーチャルオフィスの電話代行でのメリットはあります。
ですが、数多くの企業の窓口となっているサービスのために
詳細まで把握できずに説明ができない場合もあります。
事前の打ち合わせでバーチャルオフィスの電話代行担当者さんに
ある程度情報を伝えることはできます。
ここでどれ位の対応をしてもらえるか
把握して利用することが望ましいと思います。
また取引先との日程の調整などは
本人しか把握できないので難しいかと思います。
「こちらから折り返し連絡するという旨を伝えてもらう」
こういう対応で進めていくのが賢明かと思います。
電話代行という認知も広がってきているので
そこまで神経質になる必要もなくなってきているのが現状です。
バーチャルオフィスが閉鎖、倒産するリスク
滅多にない事ですが
バーチャルオフィスが閉鎖することも考えられます。
そういった場合もしそのバーチャルオフィスで法人登記している場合
また別の場所で登記し直すのはかなり面倒です。
そのために利用するバーチャルオフィスの企業情報を事前によく検討する必要があります。
バーチャルオフィス運営会社の名前で先ずは検索、リサーチしてみる。
これは最低限行っておいた方がいいです。
バーチャルオフィスのお得な選び方！
では実際にバーチャルオフィスを利用してみようとした時
まだ世に生まれ出たばかりのカテゴリである
このバーチャルオフィスを一つ一つ調べて比較するのは
なかなか難しいのではないでしょうか、
全国に点在するバーチャルオフィスをあなたならどう調べますか？
コツとしては、基本となる一つ条件を決めて選んでみることです！
例えば価格の上限はここまでっていう基準があれば、探しやすいかと思います。
下のリンクから
様々な条件から絞り込んで比較出来るページをご用意致しました。
場所、サービスの種類、価格、評判、創業年数。
またお得な価格ランキングやサービス充実ランキング
など色々な角度から比較してみましたので、ぜひご覧ください。
⇒自分に合うバーチャルオフィスを比較して探してみよう！（リンク）
まとめ
この記事では、バーチャルオフィスとは何なのか？
またその内容や利用方法など
バーチャルオフィスを利用するに当たって
参考になる事柄についてご紹介しました。
今まではオフィスという箱を作り
そこに労働者を詰め込んで一括管理し効率的に実務を行う。
それが働き方の変化に伴って
企業側もそのニーズに合わせて環境を作る必要が出てきました。
まさにバーチャルオフィスは社会に必然的に生み出されたサービスで、
これから個々人が自由に働くために必要不可欠なライフラインになると思います。
ぜひこの記事を参考に気軽に利用してみてはいかがでしょうか。
